Ein Überblick über alle Ihre Betriebsabläufe

Ohne eine zentrale Plattform ist der Überblick über eine Flotte von Verkaufsautomaten und Aufbewahrungsbehältern bestenfalls lückenhaft – ein Anruf beim Standortleiter, die Tabelle eines Mitarbeiters oder gar nichts, bis ein Automat leer ist. Es gibt keinen zentralen Ort, an dem man Lagerbestände, Nutzeraktivitäten oder den Zustand der Automaten an allen Standorten überblicken kann. Und da niemand den Gesamtüberblick hat, wird die Verwaltung ebenfalls zu einer manuellen, standortbezogenen Aufgabe – Konfigurationsänderungen, Berichterstellung und Nachbestellungen, multipliziert mit der Anzahl der Automaten und Standorte, über die ein Betrieb verfügt.

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Was ist WebSync?

WebSync ist die Cloud-Plattform, die alle angeschlossenen SupplyPoint-Geräte und -Lagerplätze übergreift – und Ihnen so einen zentralen Überblick über den Bestandsstatus und die Aktivitäten in allen Ihren Betrieben nahezu in Echtzeit bietet. Genau diese Transparenz bildet auch die Grundlage für die Verwaltung: Das Anzeigen und Bearbeiten von Benutzern und Artikeln, das Erstellen von Berichten, das Einrichten automatisierter Aufgaben und das Konfigurieren von Geräten – alles über einen Webbrowser, von jedem Ort aus.

Jedes SupplyPoint-Gerät synchronisiert sich über eine verschlüsselte Verbindung mit WebSync. Entscheidend ist, dass jede Verbindung vom Gerät selbst initiiert wird – so können IT-Teams den Zugriff auf sichere Weise konfigurieren.

WebSync-Workflow

WebSync & Portal

Ein Portal ist ein eigener Bereich innerhalb von WebSync – in der Regel ein Standort oder eine Einrichtung eines Endkunden mit eigenen Artikeln, Benutzern und Lieferanten. Ein Distributor hat in der Regel über eine einzige Anmeldung Zugriff auf alle Portale der von ihm betreuten Kunden (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Zugriff und Hierarchie“).

Nahezu in Echtzeit, bidirektionale Synchronisierung

Die Daten der Verkaufsautomaten werden beim Ein- und Ausloggen synchronisiert – ereignisgesteuert statt in festen Batch-Intervallen, sodass die Plattform die Vorgänge am Automaten in Echtzeit widerspiegelt und nicht erst Minuten später. Ein Administrator kann zudem eine sofortige Synchronisierung erzwingen, wenn eine Änderung umgehend wirksam werden soll.

Wo VendTel läuft

VendTel ist die zentrale Schnittstelle, die alle SupplyPoint-Hardwaregeräte – Rotopoint, RotoFlex, 28 Level, ECTC, Modulo, Lockers und LockerSense – sowie StoreTel und ViewPoint steuert. Eine einzige Software, ein einheitliches Erscheinungsbild, ganz gleich, wo der Nutzer darauf trifft.

Unterstützende Funktionen

Identifizierung und Zugriffskontrolle

  • Identifizierung über virtuelle Tastatur, Magnetkarte/RFID-Schlüsselanhänger oder Fingerabdruck
  • Rollenbasierte Transaktionsrechte pro Benutzergruppe (z. B. Vorarbeiter: Entnehmen/Zurückgeben/Rückgängig machen; Nachfüllen: Auffüllen; Mitarbeiter: nur Entnehmen)

Artikelauswahl & Warenkorb

  • Produktgruppen/-untergruppen, Raster-/Listen-/Tabellenansichten, Suche, vordefinierte Artikel-Kits
  • Warenkorb: Schnellhinzufügen, Mengen überprüfen/anpassen, zur Kasse gehen
  • Artikel-Detailseite mit Bildern, PDFs und Mengeingabe

Personalisierung und Lokalisierung

  • Branding: Logo, Hauptfarbe, Akzentfarbe sowie Farbe des Warenkorbs/Chips, jederzeit anpassbar
  • Mehrsprachigkeit: zahlreiche Menüsprachen, pro Benutzer einstellbar, erweiterbar

Berichterstattung und Nachbestellung

VendTel erfasst jede Transaktion und jeden Lagerbestand am Automaten und übermittelt diese Daten an WebSync. Sobald ein festgelegter Mindestbestand erreicht ist, wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst.

Funktionsübersicht

Ein Überblick darüber, was WebSync im Alltag leistet – an erster Stelle steht die Transparenz, da diese die Grundlage für alles Weitere bildet, gefolgt von den Verwaltungsfunktionen, die durch diese Transparenz ermöglicht werden.

Nahezu in Echtzeit stattfindende bidirektionale Synchronisierung
Über 45 Berichte, geplant
Sichtbarkeit von Patch-Level und -Version
Zugriff von überall und jederzeit
Zentrale Verwaltung
Synchronisierung erzwingen
Mehrstufiger, rollenbasierter Zugriff
Es muss keine lokale Software installiert werden
Sicherungen und Notfallwiederherstellung
Was es bewirkt
Die Daten werden bei der Anmeldung, nach Abschluss einer Transaktion und bei der Abmeldung synchronisiert – ereignisgesteuert statt in festen Batch-Intervallen.
Vorgefertigte Berichte für alle Bereiche der Plattform, die individuell angepasst und für die automatische Ausführung geplant werden können
Patch-Stand und Client-Software-Version für jeden verwalteten Rechner in einer Liste anzeigen
Verkaufs- und Bestandsdaten von jedem Browser und von jedem Ort aus einsehen und verwalten
Artikel, Benutzer, Lieferanten und Nachbestellpunkte an einem Ort hinzufügen und verwalten – nicht an der Maschine
Ein Administrator kann eine sofortige Synchronisierung auslösen, anstatt auf das nächste Ereignis zu warten.
Zugriffssteuerung nach Benutzergruppen, Kundengruppen, Kunden und Kundenstatus
Nur VendTel läuft auf dem PC – alles andere ist webbasiert
Kundendatenbanken werden regelmäßig gesichert und mindestens 30 Tage lang aufbewahrt.
Warum das wichtig ist
Die Daten für die Berichterstellung, die Bestellung und die Transparenz sind aktueller und zeitnaher
Verwandelt Rohdaten in einen einheitlichen, aktuellen Überblick über alle Standorte hinweg – ein echter Wettbewerbsvorteil
Der Zustand der Flotte auf einen Blick – statt erst dann festzustellen, dass eine Maschine veraltet ist, wenn etwas kaputtgeht
Ein Ort, an dem man sehen kann, was gerade passiert, ohne vor Ort sein zu müssen, um Bescheid zu wissen
Mehr Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Artikeln und Benutzern in Ihrem gesamten Betrieb
Ruft eine Konfiguration oder Datenänderung sofort in Echtzeit ab, wenn keine Verzögerung zulässig ist
Die richtigen Daten gelangen zu den richtigen Personen – vom einzelnen Vertriebspartner bis hin zum einzelnen Standortnutzer
Vereinfacht die IT-Infrastruktur an jedem Standort
Schützt vor Datenverlust
Was es bewirkt
Warum das wichtig ist
Nahezu in Echtzeit stattfindende bidirektionale Synchronisierung Die Daten werden bei der Anmeldung, nach Abschluss einer Transaktion und bei der Abmeldung synchronisiert – ereignisgesteuert statt in festen Batch-Intervallen. Die Daten für die Berichterstellung, die Bestellung und die Transparenz sind aktueller und zeitnaher
Über 45 Berichte, geplant Vorgefertigte Berichte für alle Bereiche der Plattform, die individuell angepasst und für die automatische Ausführung geplant werden können Verwandelt Rohdaten in einen einheitlichen, aktuellen Überblick über alle Standorte hinweg – ein echter Wettbewerbsvorteil
Sichtbarkeit von Patch-Level und -Version Patch-Stand und Client-Software-Version für jeden verwalteten Rechner in einer Liste anzeigen Der Zustand der Flotte auf einen Blick – statt erst dann festzustellen, dass eine Maschine veraltet ist, wenn etwas kaputtgeht
Zugriff von überall und jederzeit Verkaufs- und Bestandsdaten von jedem Browser und von jedem Ort aus einsehen und verwalten Ein Ort, an dem man sehen kann, was gerade passiert, ohne vor Ort sein zu müssen, um Bescheid zu wissen
Zentrale Verwaltung Artikel, Benutzer, Lieferanten und Nachbestellpunkte an einem Ort hinzufügen und verwalten – nicht an der Maschine Mehr Effizienz und Genauigkeit bei der Verwaltung von Artikeln und Benutzern in Ihrem gesamten Betrieb
Synchronisierung erzwingen Ein Administrator kann eine sofortige Synchronisierung auslösen, anstatt auf das nächste Ereignis zu warten. Ruft eine Konfiguration oder Datenänderung sofort in Echtzeit ab, wenn keine Verzögerung zulässig ist
Mehrstufiger, rollenbasierter Zugriff Zugriffssteuerung nach Benutzergruppen, Kundengruppen, Kunden und Kundenstatus Die richtigen Daten gelangen zu den richtigen Personen – vom einzelnen Vertriebspartner bis hin zum einzelnen Standortnutzer
Es muss keine lokale Software installiert werden Nur VendTel läuft auf dem PC – alles andere ist webbasiert Vereinfacht die IT-Infrastruktur an jedem Standort
Sicherungen und Notfallwiederherstellung Kundendatenbanken werden regelmäßig gesichert und mindestens 30 Tage lang aufbewahrt. Schützt vor Datenverlust

Zugriff & Hierarchie

So ist der Zugang geregelt:

Portal

Ein einzelner Mandant, in der Regel ein Standort oder eine Einrichtung eines Endkunden, mit eigenen Artikeln, Benutzern und Lieferanten

Zugang für Händler

Ein Vertriebspartner hat in der Regel über einen einzigen Login Zugriff auf alle von ihm verwalteten Kundenportale.

Zugriffskontrollen

Der Datenzugriff kann anhand von Benutzergruppen, Kundengruppen, einzelnen Kunden und dem Kundenstatus geregelt werden, was eine sowohl umfassende als auch detaillierte Steuerung von einem zentralen Ort aus ermöglicht

Kundengruppen – Für Großkunden und Unternehmen mit mehreren Standorten

Verfügt ein Endkunde über mehrere Standorte oder Einrichtungen – von denen jeder möglicherweise ein eigenes Portal mit unterschiedlichen Artikeln, Benutzern und Lieferanten hat –, können diese einzelnen Portale zu einer Kundengruppe zusammengefasst werden. Dadurch erhält ein Unternehmen mit mehreren Standorten, wie beispielsweise ein nationaler Großkunde, einen einzigen Login und eine einheitliche, konsolidierte Übersicht über alle Standorte, ohne dass die Trennung zwischen den Daten der einzelnen Standorte verloren geht.

Datenmanagement

Was hier verwaltet wird

Artikel & Artikelgruppen

Fügen Sie dem Katalog einen neuen Artikel hinzu (der einem Standort an der Maschine zugeordnet werden soll); erstellen Sie Artikelgruppen für eine einfache Suche und schnelle Transaktionszeiten

Benutzer und Benutzergruppen

Benutzer hinzufügen oder bearbeiten und die Gruppen verwalten, die deren Berechtigungen und Zugriffsrechte regeln

Lieferanten

Lieferanten hinzufügen oder aktualisieren, die mit der automatischen Nachbestellung verknüpft sind

Zuweisungen

Organisieren Sie die Einheiten (wie Stellen, Maschinen, Abteilungen usw.), denen Artikel, Transaktionen und Berichte zugeordnet werden

Rationen, Beschränkungen, Ausrüstung und mehr

Festlegung von Artikelkontingenten für Benutzer, Zugriffsberechtigungen auf Artikel, Sets für Artikelgruppen, die zusammen benötigt werden, Kalibrierungstermine für serialisierte Artikel … und vieles mehr

Nachbestellpunkte

Die Anpassung des Nachbestellpunkts (Mindestmenge) eines Artikels – also des Schwellenwerts, der eine automatische Nachbestellung auslöst – ist eine häufige Aufgabe und wird hier verwaltet, nicht an den einzelnen Maschinen.

Sicherheit und Compliance

Die Infrastruktur und die Betriebsabläufe von WebSync im Überblick:

Spinde – Lager – Offene Tür

Gehostet in Tier-IV-Colocation-Rechenzentren – in RTP, North Carolina, für den amerikanischen Kontinent und in Nürnberg, Deutschland, für die EU und den Rest der Welt

Rollenbasierte Serverarchitektur mit hochverfügbaren Firewalls, Webanwendungs-Firewalls sowie Core- und Access-Switches

Datenverschlüsselung

Verschlüsselung

  • Der gesamte Datenverkehr wird während der Übertragung mit TLS 1.2+ verschlüsselt
  • Alle Daten werden im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt
Zertifizierung

Zertifizierung

  • Zertifiziert nach ISO 27001:2022
  • Entspricht den CIS v8-Kontrollmaßnahmen
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Datenschutz

  • Kundendatenbanken werden regelmäßig gesichert und mindestens 30 Tage lang aufbewahrt
  • In die Plattform integrierte Notfallwiederherstellung
Systemüberwachung

Laufende Sicherheitsmaßnahmen

  • Systemüberwachung rund um die Uhr (24/7/365), wobei Ausnahmen und Anomalien an einen Service Desk und wichtige Plattformadministratoren gemeldet werden
  • EDR (Endpoint Detection & Response) auf allen Servern, ergänzt durch einen MDR-Dienst (Managed Detection & Response)
  • Täuschungstechnologie, um Sicherheitspersonal auf verdächtige Aktivitäten aufmerksam zu machen
  • Hostbasierte Firewalls, die den Datenverkehr ausschließlich auf wesentliche Dienste beschränken
  • Tägliche externe Schwachstellen-Scans und monatliche interne Scans, deren Ergebnisse vom Sicherheitspersonal behoben werden
  • Jährliche Penetrationstests durch Dritte, die sowohl interne als auch externe Systeme abdecken
  • Eine dokumentierte und geprüfte Richtlinie zum Software-Lebenszyklusmanagement, die Betriebssysteme, Software und Geräte-Firmware von Drittanbietern abdeckt

Berichterstellung, Bestellung und ERP-Integration

Über 45 Berichte, sofort einsatzbereit

WebSync enthält Dutzende vorgefertigter Berichte in sechs Kategorien. Jeder einzelne davon lässt sich individuell anpassen, zeitlich planen und automatisch ausliefern – mehr dazu weiter unten.

Einkauf

  • Bestellte Artikel, alle Bestellungen, Wareneingänge
  • Berichte zu Bestellbedarf – unter Mindestbestand, unter Höchstbestand und unter Kapazität, mit oder ohne Verbrauchsfaktor – zeigen genau an, welche Artikel nachbestellt werden müssen und warum

Bestand

  • Aktiver Bestand, Aktiver Bestand (nach Benutzergruppe), Kumulativer Bestand
  • Prüfverlauf des Artikels, Status der Artikelseriennummer, Letzte Verwendung, Noch nie entnommene Artikel

Transaktionen

  • Transaktionsverlauf – Alle Transaktionen, nach Vorgang zusammengefasst, fehlgeschlagene Transaktionen, Bestandsanpassungen, Ausgänge und Ausgänge (nach Chargen rückverfolgbare Artikel) – zur direkten Unterstützung der auf der VendTel-Seite beschriebenen Arbeitsabläufe im Chargen- und Losmanagement
  • Nutzung der letzten 12 Monate (nach Monat oder Quartal), Historie der Abholung von Nacharbeiten

Benutzer

  • Benutzerliste, Benutzergruppen und Zugehörigkeit, Benutzerkostenstellen und Zugehörigkeit

Fertigungsbereich

  • Berichte zu Auftragslisten und Auftragsgruppen, Maschinenlisten und Maschinengruppen sowie zu Bausatzdetails und -auflistungen

Verschiedenes

  • Artikelreservierungen – stehen in direktem Zusammenhang mit dem auf der ViewPoint-Seite beschriebenen „Reservieren und Abholen“-Workflow
  • Nachbearbeitungsberichte — Artikel in der Nachbearbeitung, Nachbearbeitung über dem Abholniveau, Nachbearbeitung zur Abholung
  • Offene Standorte (nach Fach oder Schublade), offene Automatenstandorte — für die Raum- und Kapazitätsplanung
  • Berichte zu Beschränkungen — Einblick in die in VendTel eingerichteten Rationierungs- und Zugriffskontrollen

Passen Sie jeden Bericht an Ihre Bedürfnisse an

  • Meine Berichte – Klonen und Anpassen beliebiger Standardberichte und Speichern als eigenen Bericht
  • Steuerung auf Feldebene – Wählen Sie in jedem Bericht genau aus, welche Datenfelder angezeigt werden sollen, legen Sie die Spaltenformatierung fest, gruppieren Sie Ergebnisse, fügen Sie Zwischensummen hinzu und wenden Sie eine Aggregatfunktion an
  • Filterung – Wenden Sie Filter mit einer einzigen Bedingung (gleich, größer als, kleiner als usw.) oder bereichsbasierte Filter auf jedes Feld an, einschließlich Datumsangaben
  • Assistent zum Erstellen von Feldern/Berichten – ein Tool für erweiterte benutzerdefinierte Berichte, das über die Standardanpassung hinausgeht; das Support-Team von SupplyPoint steht Ihnen bei der Erstellung gerne zur Seite

Automatisierte, zeitgesteuerte Zustellung

  • Aufgabenplaner – jeden Bericht automatisch nach einem wiederkehrenden Zeitplan ausführen
  • Einstellungen für die elektronische Übermittlung – Übermitteln Sie einen Bericht automatisch nach seiner Ausführung, anstatt dass sich jemand anmelden und ihn herunterladen muss
In jedes beliebige Dateiformat exportieren

Export in verschiedene Formate

Berichte können in neun Formaten ausgegeben werden: PDF, RTF, TXT, XLSX, XLS, CSV, TAB, als rohe, durch Pipe-Zeichen getrennte Daten und als XML.

Die Optionen „XML“ und „durch Pipe-Zeichen getrennte Daten“ sind dafür ausgelegt, direkt in das eigene ERP- oder Einkaufssystem eines Kunden oder Händlers eingespeist zu werden, und nicht nur zum Lesen auf dem Bildschirm gedacht.

portable Berichtskonfigurationen

Konfigurationen für portable Berichte

Die Einstellungen eines benutzerdefinierten Berichts können als Datei exportiert und importiert werden – so kann ein Vertriebspartner eine Berichtskonfiguration erstellen und diese exakt auf alle von ihm betreuten Endkunden anwenden, oder ein Endkunde kann denselben Bericht an allen Standorten einer Kundengruppe bereitstellen, ohne ihn jedes Mal neu erstellen zu müssen.

API zur Datenintegration

API zur Datenintegration

Für Kunden oder Vertriebspartner, die WebSync über die geplanten Berichtsdateien hinaus direkt an ihre eigenen Systeme anbinden möchten, bietet SupplyPoint RESTful-JSON-APIs zur Datenverwaltung sowie OpenAPI-Spezifikationsdokumente, damit Sie die Integration zügig vornehmen können.

Wo WebSync zum Einsatz kommt

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