Une vue d'ensemble de tout ce que vous gérez

Sans plateforme centralisée, la visibilité sur un parc de distributeurs automatiques et de casiers est, au mieux, fragmentaire : un coup de fil au responsable d’un site, le tableur de quelqu’un, voire rien du tout jusqu’à ce qu’une machine soit à court de stock. Il n’existe aucun endroit unique permettant de visualiser les niveaux de stock, l’activité des utilisateurs ou l’état des distributeurs sur l’ensemble des sites. Et comme personne ne dispose d’une vue d’ensemble, la gestion devient une tâche manuelle, site par site : modifications de configuration, rapports et réapprovisionnements, multipliés par le nombre de distributeurs et de sites que compte l’exploitation.

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Qu'est-ce que WebSync ?

WebSync est la plateforme cloud qui chapeaute toutes les machines et tous les bacs de stockage SupplyPoint connectés, vous offrant ainsi une vue d'ensemble de l'état des stocks et de l'activité de l'ensemble de vos opérations, en temps quasi réel. C'est également grâce à cette visibilité que s'effectue la gestion : consultation et modification des utilisateurs et des articles, génération de rapports, mise en place de tâches automatisées et configuration des machines — le tout depuis un navigateur web, où que vous soyez.

Chaque machine SupplyPoint se synchronise avec WebSync via une connexion cryptée. Il est essentiel de noter que chaque connexion est initiée par la machine, ce qui permet aux équipes informatiques de configurer les accès en toute sécurité.

Flux de travail WebSync

WebSync et Portail

Un « portail » est une section dédiée au sein de WebSync — il s’agit généralement d’un site ou d’un établissement d’un client final, doté de ses propres articles, utilisateurs et fournisseurs. Un distributeur dispose généralement d’un accès à l’ensemble des portails correspondant aux clients qu’il gère, à partir d’une seule connexion (voir la section « Accès et hiérarchie » pour plus d’informations).

Synchronisation bidirectionnelle en temps quasi réel

Les données provenant des distributeurs automatiques sont synchronisées à la connexion et à la déconnexion — la synchronisation est déclenchée par des événements plutôt que selon un intervalle de traitement fixe —, ce qui permet à la plateforme de refléter ce qui se passe sur le distributeur au moment même où cela se produit, et non quelques minutes plus tard. Un administrateur peut également forcer une synchronisation immédiate lorsqu’un changement doit prendre effet sans délai.

Où est utilisé VendTel ?

VendTel est l'interface unique qui pilote l'ensemble des terminaux SupplyPoint — Rotopoint, RotoFlex, 28 Level, ECTC, Modulo, Lockers et LockerSense — ainsi que StoreTel et ViewPoint. Un seul logiciel, une seule interface, quel que soit l'endroit où l'utilisateur y accède.

Capacités de soutien

Identification et contrôle d'accès

  • Identification via un clavier virtuel, une carte magnétique/un porte-clés RFID ou une empreinte digitale
  • Droits de transaction attribués en fonction des rôles pour chaque groupe d'utilisateurs (par exemple : chef d'équipe : retrait/restitution/annulation ; réapprovisionnement : réapprovisionner ; ouvrier : retrait uniquement)

Sélection des articles et panier

  • Groupes/sous-groupes de produits, affichage sous forme de grille, de liste ou de tableau, recherche, kits d'articles prédéfinis
  • Panier : ajout rapide, vérification/modification des quantités, passer à la commande
  • Page de détail de l'article avec photos, fichiers PDF et saisie des quantités

Personnalisation et localisation

  • Identité visuelle : logo, couleur principale, couleur d'accent et couleur du panier/des jetons, modifiables à tout moment
  • Multilingue : nombreuses langues de menu, configurables par utilisateur, extensibles

Rapports et réapprovisionnement

VendTel enregistre chaque transaction et chaque niveau de stock au niveau de la machine, puis transmet ces informations à WebSync. Le réapprovisionnement se déclenche automatiquement dès qu'un niveau de stock minimum défini est atteint.

Aperçu des fonctionnalités

Un aperçu rapide de ce que WebSync apporte au quotidien : la visibilité avant tout, car c'est le fondement sur lequel repose tout le reste, puis les capacités de gestion que cette visibilité permet de mettre en œuvre.

Synchronisation bidirectionnelle en temps quasi réel
Plus de 45 rapports, programmés
Visibilité du niveau et de la version des correctifs
Accès partout et à tout moment
Gestion centralisée
Synchronisation forcée
Accès à plusieurs niveaux, basé sur les rôles
Aucun logiciel à installer localement
Sauvegardes et reprise après sinistre
Fonctionnalités
La synchronisation des données s'effectue lors de la connexion, à la fin d'une transaction et lors de la déconnexion — elle est déclenchée par des événements plutôt que selon un intervalle de traitement par lots fixe.
Des rapports prédéfinis couvrant tous les modules de la plateforme, personnalisables et programmables pour s'exécuter automatiquement
Consultez le niveau de correctif et la version du logiciel client de chaque machine gérée à partir d'une seule liste
Consultez et gérez les données relatives aux ventes et aux stocks depuis n'importe quel navigateur, où que vous soyez
Ajoutez et gérez les articles, les utilisateurs, les fournisseurs et les seuils de réapprovisionnement depuis un seul et même endroit — et non depuis la machine.
Un administrateur peut déclencher une synchronisation immédiate plutôt que d'attendre le prochain événement
Accès contrôlé par des groupes d'utilisateurs, des groupes de clients, des clients et le statut des clients
Seul VendTel fonctionne sur l'ordinateur ; tout le reste est accessible via le Web.
Les bases de données clients font l'objet de sauvegardes régulières et sont conservées pendant au moins 30 jours.
Pourquoi est-ce important ?
Les données utilisées pour le reporting, les commandes et la visibilité sont plus récentes et à jour
Transforme les données brutes d'activité en une vue d'ensemble unique et actualisée pour l'ensemble des sites — un véritable avantage concurrentiel
Un aperçu immédiat de l'état du parc, plutôt que de découvrir qu'une machine est obsolète seulement après une panne
Un endroit où suivre l'actualité, sans avoir besoin d'être sur place pour être au courant
Une efficacité et une précision accrues dans la gestion des articles et des utilisateurs à l'échelle de l'ensemble de votre activité
Récupère immédiatement une modification de configuration ou de données, lorsqu'il n'est pas possible d'attendre
Les bonnes données parviennent aux bonnes personnes, du distributeur jusqu'à l'utilisateur d'un site donné
Simplifie l'infrastructure informatique sur chaque site
Protège contre la perte de données
Fonctionnalités
Pourquoi est-ce important ?
Synchronisation bidirectionnelle en temps quasi réel La synchronisation des données s'effectue lors de la connexion, à la fin d'une transaction et lors de la déconnexion — elle est déclenchée par des événements plutôt que selon un intervalle de traitement par lots fixe. Les données utilisées pour le reporting, les commandes et la visibilité sont plus récentes et à jour
Plus de 45 rapports, programmés Des rapports prédéfinis couvrant tous les modules de la plateforme, personnalisables et programmables pour s'exécuter automatiquement Transforme les données brutes d'activité en une vue d'ensemble unique et actualisée pour l'ensemble des sites — un véritable avantage concurrentiel
Visibilité du niveau et de la version des correctifs Consultez le niveau de correctif et la version du logiciel client de chaque machine gérée à partir d'une seule liste Un aperçu immédiat de l'état du parc, plutôt que de découvrir qu'une machine est obsolète seulement après une panne
Accès partout et à tout moment Consultez et gérez les données relatives aux ventes et aux stocks depuis n'importe quel navigateur, où que vous soyez Un endroit où suivre l'actualité, sans avoir besoin d'être sur place pour être au courant
Gestion centralisée Ajoutez et gérez les articles, les utilisateurs, les fournisseurs et les seuils de réapprovisionnement depuis un seul et même endroit — et non depuis la machine. Une efficacité et une précision accrues dans la gestion des articles et des utilisateurs à l'échelle de l'ensemble de votre activité
Synchronisation forcée Un administrateur peut déclencher une synchronisation immédiate plutôt que d'attendre le prochain événement Récupère immédiatement une modification de configuration ou de données, lorsqu'il n'est pas possible d'attendre
Accès à plusieurs niveaux, basé sur les rôles Accès contrôlé par des groupes d'utilisateurs, des groupes de clients, des clients et le statut des clients Les bonnes données parviennent aux bonnes personnes, du distributeur jusqu'à l'utilisateur d'un site donné
Aucun logiciel à installer localement Seul VendTel fonctionne sur l'ordinateur ; tout le reste est accessible via le Web. Simplifie l'infrastructure informatique sur chaque site
Sauvegardes et reprise après sinistre Les bases de données clients font l'objet de sauvegardes régulières et sont conservées pendant au moins 30 jours. Protège contre la perte de données

Accès et hiérarchie

Comment l'accès est-il organisé ? :

Portail

Un locataire unique, correspondant généralement à un site ou à une installation d'un client final, avec ses propres articles, utilisateurs et fournisseurs

Accès des distributeurs

En règle générale, un distributeur dispose d'une vue d'ensemble de tous les portails clients qu'il gère, à partir d'une seule connexion.

Contrôles d'accès

L'accès aux données peut être géré en fonction des groupes d'utilisateurs, des groupes de clients, des clients individuels et du statut des clients, ce qui permet d'exercer un contrôle à la fois global et précis à partir d'un seul et même endroit.

Catégories de clients — Pour les grands comptes et les organisations multi-sites

Lorsqu'un client final dispose de plusieurs sites ou établissements — chacun pouvant potentiellement disposer de son propre portail, avec des articles, des utilisateurs et des fournisseurs différents —, ces portails individuels peuvent être regroupés au sein d'un « groupe de clients ». Cela permet à une organisation multi-sites, telle qu'un grand compte national, de disposer d'une connexion unique et d'une vue consolidée de l'ensemble de ses sites, sans pour autant perdre la séparation entre les données propres à chaque site.

Gestion des données

Ce qui est géré ici

Articles et groupes d'articles

Ajouter un nouvel article au catalogue (à affecter à un emplacement sur la machine) ; créer des groupes d'articles pour faciliter la recherche et accélérer le traitement des transactions

Utilisateurs et groupes d'utilisateurs

Ajouter ou modifier des utilisateurs, et gérer les groupes qui déterminent leurs autorisations et leurs droits d'accès

Fournisseurs

Ajouter ou mettre à jour les fournisseurs associés au réapprovisionnement automatique

Répartitions

Organiser les entités (telles que les postes, les machines, les services, etc.) auxquelles sont associés les éléments, les transactions et les rapports

Rations, restrictions, kits et plus encore

Définir des quotas d'articles pour les utilisateurs, les droits d'accès aux articles, des kits regroupant les articles nécessaires, les dates d'étalonnage des articles sérialisés… et bien plus encore

Seuils de réapprovisionnement

L'ajustement du seuil de réapprovisionnement d'un article (quantité minimale) — c'est-à-dire le seuil à partir duquel une commande de réapprovisionnement automatique est déclenchée — est une tâche courante, et elle est gérée ici, et non au niveau de chaque machine.

Sécurité et conformité

L'infrastructure et les pratiques opérationnelles de WebSync, en bref :

Casiers - Entrepôt - Porte ouverte

Hébergé dans des centres de données de colocation de niveau IV : à RTP, en Caroline du Nord, pour les Amériques, et à Nuremberg, en Allemagne, pour l'Union européenne et le reste du monde

Architecture de serveurs basée sur les rôles, avec des pare-feu à haute disponibilité, des pare-feu d'applications web et des commutateurs de cœur de réseau et d'accès

chiffrement des données

Chiffrement

  • Tout le trafic est chiffré lors de son transfert à l'aide du protocole TLS 1.2 ou supérieur
  • Toutes les données sont chiffrées au repos à l'aide de l'algorithme AES-256
certification

Certification

  • Certifié ISO 27001:2022
  • Conforme aux contrôles CIS v8
protection_des_données_1

Protection des données

  • Les bases de données clients sont sauvegardées régulièrement et conservées pendant au moins 30 jours
  • Une solution de reprise après sinistre intégrée à la plateforme
surveillance_du_système

Opérations de sécurité en cours

  • Surveillance du système 24 h/24, 7 j/7, 365 j/an, les exceptions et anomalies étant signalées à un centre de services et aux principaux administrateurs de la plateforme
  • Solution EDR (Endpoint Detection & Response) sur tous les serveurs, complétée par un service MDR (Managed Detection & Response)
  • Technologie de leurre destinée à alerter le personnel de sécurité en cas d'activité suspecte
  • Pare-feu basés sur l'hôte limitant le trafic aux seuls services essentiels
  • Analyses quotidiennes des vulnérabilités externes et analyses mensuelles des vulnérabilités internes, les problèmes détectés étant corrigés par le personnel de sécurité
  • Tests de pénétration annuels réalisés par un tiers, couvrant à la fois les systèmes internes et externes
  • Une politique documentée et auditée de gestion du cycle de vie des logiciels, couvrant les systèmes d'exploitation, les logiciels et les micrologiciels de tiers

Rapports, commandes et intégration ERP

Plus de 45 rapports, prêts à l'emploi

WebSync propose des dizaines de rapports prédéfinis répartis en six catégories. Chacun d'entre eux peut être personnalisé, programmé et généré automatiquement — comme expliqué ci-dessous.

Achats

  • Articles en commande, toutes les commandes d'achat, réceptions
  • Rapports sur les besoins de réapprovisionnement — « En dessous du minimum », « En dessous du maximum » et « En dessous de la capacité », avec ou sans coefficient d'utilisation — indiquant précisément quels articles doivent être réapprovisionnés et pourquoi

Stock

  • Stock actif, Stock actif (par groupe d'utilisateurs), Stock cumulé
  • Historique des audits d'articles, statut des numéros de série des articles, utilisation récente, articles jamais sortis

Transactions

  • Historique des transactions — Toutes les transactions, regroupées par opération, transactions échouées, ajustements de stock, sorties et sorties (articles traçables par lot) — soutenant directement les processus de gestion des lots et des séries présentés sur la page VendTel
  • Utilisation au cours des 12 derniers mois (par mois ou par trimestre), historique des enlèvements de produits à retravailler

Utilisateurs

  • Liste des utilisateurs, groupes d'utilisateurs et appartenance, centres de coûts des utilisateurs et appartenance

Atelier de production

  • Rapports : liste des tâches et groupes de tâches, liste des machines et groupes de machines, détails et liste des kits

Divers

  • Réservations d'articles — est directement liée au processus de « réservation et retrait » présenté sur la page ViewPoint
  • Rapports de retrait — articles en cours de retrait, retrait dépassant le niveau de retrait, retrait vers le point de retrait
  • Emplacements disponibles (par compartiment ou tiroir), emplacements disponibles dans les distributeurs automatiques — pour la planification de l’espace et de la capacité
  • Rapports sur les restrictions — visibilité sur les contrôles de rationnement et d’accès configurés dans VendTel

Personnalisez n'importe quel rapport

  • Mes rapports — clonez et personnalisez n'importe quel rapport standard, puis enregistrez-le sous votre nom
  • Contrôle au niveau des champs — dans n'importe quel rapport, choisissez précisément les champs de données à afficher, définissez la mise en forme des colonnes, regroupez les résultats, ajoutez des sous-totaux et appliquez une fonction d'agrégation
  • Filtrage — appliquez des filtres à condition unique (égal à, supérieur à, inférieur à, etc.) ou basés sur des plages de valeurs à n'importe quel champ, y compris les dates
  • Assistant de création de champs/rapports — un outil permettant de créer des rapports personnalisés plus avancés, allant au-delà de la personnalisation standard, avec l'aide de l'équipe d'assistance de SupplyPoint pour vous aider à les créer

Livraison automatisée et programmée

  • Planificateur de tâches — exécutez automatiquement n'importe quel rapport selon une fréquence définie
  • Paramètres de transmission électronique — transmettez automatiquement un rapport dès son exécution, sans qu'il soit nécessaire qu'une personne se connecte pour le télécharger
Exporter dans n'importe quel format de fichier

Exportation dans plusieurs formats

Les rapports peuvent être générés dans neuf formats : PDF, RTF, TXT, XLSX, XLS, CSV, TAB, format brut délimité par des barres verticales et XML.

Les options XML et délimité par des barres verticales sont conçues pour être directement intégrées au système ERP ou au système d'achat du client ou du distributeur, et non pas uniquement pour être consultées à l'écran.

configurations de rapports portables

Configurations de rapports portables

Les paramètres d'un rapport personnalisé peuvent être exportés et importés sous forme de fichier. Ainsi, un distributeur peut créer une configuration de rapport et la reproduire à l'identique pour tous les clients finaux qu'il gère, ou un client final peut déployer ce même rapport sur tous les sites d'un groupe de clients, sans avoir à le recréer à chaque fois.

API d'intégration de données

API d'intégration de données

Pour les clients ou les distributeurs souhaitant connecter WebSync directement à leurs propres systèmes, au-delà des fichiers de rapports programmés, SupplyPoint propose des API RESTful au format JSON pour la gestion des données, ainsi que la documentation relative à la spécification OpenAPI afin de vous permettre de mettre en place l'intégration rapidement.

Le rôle de WebSync

Solutions et contenus associés

VendTel

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Une interface rapide et intuitive pour un accès et une utilisation efficaces. Une expérience utilisateur et des flux de travail hautement personnalisables.

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Gestion complète des stocks

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