Una visión global de todo lo que gestionas

Sin una plataforma centralizada, la visibilidad de una flota de máquinas expendedoras y de crías es, en el mejor de los casos, fragmentaria: una llamada telefónica al responsable de una sede, la hoja de cálculo de alguien o nada en absoluto hasta que una máquina se queda sin existencias. No existe un único lugar desde el que consultar los niveles de existencias, la actividad de los usuarios o el estado de las máquinas en todas las ubicaciones. Y como nadie puede tener una visión global, la gestión se convierte también en un trabajo manual, centro por centro: los cambios de configuración, la elaboración de informes y la realización de nuevos pedidos se multiplican por el número de máquinas y ubicaciones que tenga la operación.

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Qué es WebSync

WebSync es la plataforma en la nube que se integra con todas las máquinas y almacenes SupplyPoint conectados, lo que te ofrece una visión global del estado del inventario y la actividad en todas tus operaciones, casi en tiempo real. Esa misma visibilidad es también donde se lleva a cabo la gestión: ver y editar usuarios y artículos, generar informes, configurar tareas automatizadas y ajustar las máquinas, todo ello desde un navegador web, desde cualquier lugar.

Cada máquina SupplyPoint se sincroniza con WebSync a través de una conexión cifrada. Es fundamental destacar que cada conexión la inicia la propia máquina, lo que permite a los equipos de TI configurar el acceso de forma segura.

Flujo de trabajo de WebSync

WebSync y Portal

Un portal es una sección específica dentro de WebSync; normalmente corresponde a una ubicación o instalación de un cliente final, con sus propios artículos, usuarios y proveedores. Por lo general, un distribuidor tiene acceso a todos los portales de los clientes que gestiona desde un único inicio de sesión (consulta la sección «Acceso y jerarquía» para obtener más información).

Sincronización bidireccional casi en tiempo real

Los datos de las máquinas expendedoras se sincronizan al iniciar y cerrar sesión; la sincronización se activa en función de los eventos, en lugar de seguir un intervalo fijo por lotes, por lo que la plataforma refleja lo que ocurre en la máquina en el momento en que sucede, no minutos después. Un administrador también puede forzar una sincronización inmediata cuando sea necesario que un cambio surta efecto de inmediato.

Dónde funciona VendTel

VendTel es la interfaz única que da servicio a todos los dispositivos de SupplyPoint —Rotopoint, RotoFlex, 28 Level, ECTC, Modulo, Lockers y LockerSense—, así como a StoreTel y ViewPoint. Un único software, una única interfaz, independientemente de dónde lo utilice el usuario.

Capacidades de apoyo

Identificación y control de acceso

  • Identificación mediante teclado virtual, tarjeta magnética o llavero RFID, o huella dactilar
  • Derechos de transacción basados en roles por grupo de usuarios (p. ej., capataz: retirar/devolver/deshacer; reposición: reponer; trabajador: solo retirar)

Selección de artículos y cesta de la compra

  • Grupos y subgrupos de productos, vistas en cuadrícula, lista o tabla, búsqueda, kits de artículos predefinidos
  • Cesta de artículos: añadir rápidamente, revisar/ajustar cantidades, pasar a la compra
  • Página de detalles del artículo con imágenes, archivos PDF e introducción de cantidades

Personalización y localización

  • Identidad de marca: logotipo, color principal, color de contraste y color de la cesta/ficha, ajustables en cualquier momento
  • Multilingüismo: numerosos idiomas para el menú, configurables por usuario y ampliables

Informes y reposición de pedidos

VendTel registra todas las transacciones y los niveles de existencias en la máquina y los transmite a WebSync. El reabastecimiento se activa automáticamente cuando se alcanza un nivel mínimo de existencias predefinido.

Resumen de capacidades

Una visión general de lo que ofrece WebSync en el día a día: en primer lugar, la visibilidad, ya que es la base sobre la que se asienta todo lo demás; y, a continuación, la capacidad de gestión que dicha visibilidad permite.

Sincronización bidireccional casi en tiempo real
Más de 45 informes, programados
Visibilidad del nivel y la versión de los parches
Acceso en cualquier lugar y en cualquier momento
Administración centralizada
Forzar sincronización
Acceso por niveles y basado en roles
No hay que instalar ningún programa en el ordenador
Copias de seguridad y recuperación ante desastres
Para qué sirve
Los datos se sincronizan al iniciar sesión, al finalizar una transacción y al cerrar sesión; la sincronización se activa en función de eventos, en lugar de seguir un intervalo fijo por lotes.
Informes predefinidos en todas las secciones de la plataforma, personalizables y programables para que se ejecuten automáticamente
Consulta el nivel de parches y la versión del software de cliente de cada equipo gestionado en una sola lista
Consulta y gestiona los datos de ventas y de inventario desde cualquier navegador y desde cualquier lugar
Añade y gestiona artículos, usuarios, proveedores y puntos de reposición desde un único lugar, sin tener que hacerlo en la máquina.
Un administrador puede activar una sincronización inmediata en lugar de esperar al siguiente evento.
Acceso controlado por grupos de usuarios, grupos de clientes, clientes y estado de los clientes
Solo VendTel se ejecuta en el ordenador; todo lo demás funciona a través de la web
Se realizan copias de seguridad periódicas de las bases de datos de clientes, que se conservan durante un mínimo de 30 días.
Por qué es importante
Los datos para la elaboración de informes, la gestión de pedidos y la visibilidad están más actualizados y son más recientes
Convierte los datos brutos de actividad en una visión única y actualizada de todas las sedes: una auténtica ventaja competitiva.
El estado de la flota se puede ver de un vistazo, en lugar de descubrir que una máquina está obsoleta cuando se estropea algo.
Un lugar donde ver qué está pasando, sin necesidad de estar allí para saberlo
Mayor eficiencia y precisión en la gestión de artículos y usuarios en toda tu empresa
Obtiene al instante un cambio en la configuración o en los datos, cuando no puede esperar
Los datos adecuados llegan a las personas adecuadas, desde un único distribuidor hasta un único usuario de una sede
Simplifica la infraestructura informática en cada sede
Protege contra la pérdida de datos
Para qué sirve
Por qué es importante
Sincronización bidireccional casi en tiempo real Los datos se sincronizan al iniciar sesión, al finalizar una transacción y al cerrar sesión; la sincronización se activa en función de eventos, en lugar de seguir un intervalo fijo por lotes. Los datos para la elaboración de informes, la gestión de pedidos y la visibilidad están más actualizados y son más recientes
Más de 45 informes, programados Informes predefinidos en todas las secciones de la plataforma, personalizables y programables para que se ejecuten automáticamente Convierte los datos brutos de actividad en una visión única y actualizada de todas las sedes: una auténtica ventaja competitiva.
Visibilidad del nivel y la versión de los parches Consulta el nivel de parches y la versión del software de cliente de cada equipo gestionado en una sola lista El estado de la flota se puede ver de un vistazo, en lugar de descubrir que una máquina está obsoleta cuando se estropea algo.
Acceso en cualquier lugar y en cualquier momento Consulta y gestiona los datos de ventas y de inventario desde cualquier navegador y desde cualquier lugar Un lugar donde ver qué está pasando, sin necesidad de estar allí para saberlo
Administración centralizada Añade y gestiona artículos, usuarios, proveedores y puntos de reposición desde un único lugar, sin tener que hacerlo en la máquina. Mayor eficiencia y precisión en la gestión de artículos y usuarios en toda tu empresa
Forzar sincronización Un administrador puede activar una sincronización inmediata en lugar de esperar al siguiente evento. Obtiene al instante un cambio en la configuración o en los datos, cuando no puede esperar
Acceso por niveles y basado en roles Acceso controlado por grupos de usuarios, grupos de clientes, clientes y estado de los clientes Los datos adecuados llegan a las personas adecuadas, desde un único distribuidor hasta un único usuario de una sede
No hay que instalar ningún programa en el ordenador Solo VendTel se ejecuta en el ordenador; todo lo demás funciona a través de la web Simplifica la infraestructura informática en cada sede
Copias de seguridad y recuperación ante desastres Se realizan copias de seguridad periódicas de las bases de datos de clientes, que se conservan durante un mínimo de 30 días. Protege contra la pérdida de datos

Acceso y jerarquía

Cómo se estructura el acceso:

Portal

Un único inquilino, normalmente una sede o instalación de un cliente final, con sus propios artículos, usuarios y proveedores

Acceso para distribuidores

Por lo general, un distribuidor tiene acceso a todos los portales de clientes que gestiona desde un único inicio de sesión.

Controles de acceso

El acceso a los datos puede regularse en función de grupos de usuarios, grupos de clientes, clientes individuales y el estado de los clientes, lo que permite un control tanto general como detallado desde un único lugar.

Grupos de clientes: para cuentas nacionales y organizaciones con múltiples sedes

Cuando un cliente final cuenta con varias sedes o instalaciones —cada una de las cuales podría tener su propio portal, con diferentes artículos, usuarios y proveedores—, esos portales individuales pueden agruparse en un «grupo de clientes». Esto permite a una organización con múltiples sedes, como una cuenta nacional, disponer de un único inicio de sesión y una vista consolidada de todas sus sedes, sin perder la separación entre los datos propios de cada sede.

Gestión de datos

Qué se gestiona aquí

Artículos y grupos de artículos

Añadir un nuevo artículo al catálogo (que se asignará a una ubicación en la máquina); crear grupos de artículos para facilitar la búsqueda y agilizar el tiempo de transacción

Usuarios y grupos de usuarios

Añadir o actualizar usuarios y gestionar los grupos que controlan sus permisos y acceso

Proveedores

Añadir o actualizar los proveedores vinculados al sistema de reposición automática

Asignaciones

Organizar las entidades (como puestos de trabajo, máquinas, departamentos, etc.) a las que se vinculan los elementos, las transacciones y los informes.

Raciones, restricciones, equipamiento y más

Establecer cuotas de artículos para los usuarios, derechos de acceso a los artículos, kits para grupos de artículos que se necesitan juntos, fechas de calibración para artículos serializados... y mucho más

Puntos de reabastecimiento

Ajustar el punto de reposición de un artículo (cantidad mínima) —el umbral que activa un pedido automático de reposición— es una tarea habitual, y se gestiona aquí, no en cada máquina por separado.

Seguridad y cumplimiento normativo

La infraestructura y las prácticas operativas de WebSync, en resumen:

Taquillas - Almacén - Puerta abierta

Alojado en centros de datos de colocalización de nivel IV: en RTP (Carolina del Norte) para América, y en Núremberg (Alemania) para la UE y el resto del mundo

Arquitectura de servidores basada en roles con cortafuegos de alta disponibilidad, cortafuegos de aplicaciones web y conmutación de núcleo/acceso

cifrado de datos

Cifrado

  • Todo el tráfico se cifra en tránsito mediante TLS 1.2 o superior
  • Todos los datos se cifran en reposo mediante AES-256
certificación

Certificación

  • Certificado según la norma ISO 27001:2022
  • Cumple con los controles de CIS v8
protección_de_datos_1

Protección de datos

  • Las bases de datos de clientes se copian de seguridad periódicamente y se conservan durante un mínimo de 30 días
  • La plataforma incorpora una función de recuperación ante desastres
supervisión del sistema

Operaciones de seguridad en curso

  • Supervisión del sistema las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, con notificación de excepciones y anomalías al servicio de asistencia y a los administradores clave de la plataforma
  • EDR (detección y respuesta en terminales) en todos los servidores, complementado con un servicio MDR (detección y respuesta gestionadas)
  • Tecnología de engaño para alertar al personal de seguridad ante actividades sospechosas
  • Cortafuegos basados en el servidor que restringen el tráfico únicamente a los servicios esenciales
  • Análisis diarios de vulnerabilidades externas y análisis mensuales de vulnerabilidades internas, cuyos resultados son subsanados por el personal de seguridad
  • Pruebas de penetración anuales realizadas por terceros, que abarquen tanto los sistemas internos como los externos
  • Una política documentada y auditada de gestión del ciclo de vida del software que abarca los sistemas operativos, el software y el firmware de dispositivos de terceros

Informes, gestión de pedidos e integración con el ERP

Más de 45 informes, listos para usar

WebSync incluye docenas de informes predefinidos repartidos en seis categorías. Todos ellos se pueden personalizar, programar y enviar automáticamente, tal y como se explica a continuación.

Compras

  • Artículos pendientes de entrega, todas las órdenes de compra, albaranes
  • Informes de necesidades de pedido —por debajo del mínimo, por debajo del máximo y por debajo de la capacidad, con o sin factor de utilización— que muestran exactamente qué artículos hay que volver a pedir y por qué

Inventario

  • Existencias activas, Existencias activas (por grupo de usuarios), Stock acumulado
  • Historial de auditorías de artículos, estado del número de serie de los artículos, uso reciente, artículos nunca retirados

Transacciones

  • Historial de transacciones — Todas las transacciones, consolidadas por operación, transacciones fallidas, ajustes de inventario, salidas y salidas (artículos con trazabilidad por lote) — que respalda directamente los flujos de trabajo de gestión de lotes y partidas que se describen en la página de VendTel
  • Uso de los últimos 12 meses (por mes o trimestre), historial de recogida de productos para reelaboración

Usuarios

  • Lista de usuarios, grupos de usuarios y pertenencia a ellos, centros de coste de usuarios y pertenencia a ellos

Planta de producción

  • Informes de lista de trabajos y grupos de trabajos, lista de máquinas y grupos de máquinas, y detalles y listado de kits

Varios

  • Reservas de artículos: se vincula directamente con el flujo de trabajo de «reserva y recogida» que se describe en la página de ViewPoint
  • Informes de reelaboración: artículos en reelaboración, reelaboración por encima del nivel de recogida, reelaboración para recogida
  • Ubicaciones disponibles (por compartimento o cajón), ubicaciones disponibles en máquinas expendedoras: para la planificación del espacio y la capacidad
  • Informes de restricciones: visibilidad de los controles de racionamiento y acceso configurados en VendTel

Personaliza cualquier informe a tu gusto

  • Mis informes: clona y personaliza cualquier informe estándar y, a continuación, guárdalo como propio
  • Control a nivel de campo: en cualquier informe, elige exactamente qué campos de datos aparecen, configura el formato de las columnas, agrupa los resultados, añade subtotales y aplica una función de agregación
  • Filtrado: aplica filtros de una sola condición (igual a, mayor que, menor que, etc.) o basados en rangos a cualquier campo, incluidas las fechas
  • Asistente para crear campos e informes: una herramienta para elaborar informes personalizados más avanzados, más allá de la personalización estándar, con el equipo de asistencia de SupplyPoint a su disposición para ayudarle a crearlos

Entrega automatizada y programada

  • Programador de tareas: ejecuta cualquier informe automáticamente según una programación periódica
  • Configuración de transmisión electrónica: envía un informe automáticamente una vez que se ha ejecutado, en lugar de que alguien tenga que iniciar sesión y descargarlo
Exportar en cualquier formato de archivo

Exportar en varios formatos

Los informes se pueden generar en nueve formatos: PDF, RTF, TXT, XLSX, XLS, CSV, TAB, sin formato y delimitado por barras verticales, y XML.

Las opciones XML y delimitado por barras verticales están diseñadas para importarse directamente al propio sistema ERP o de compras del cliente o distribuidor, y no solo para su visualización en pantalla.

configuraciones de informes portátiles

Configuraciones de informes portátiles

La configuración de un informe personalizado se puede exportar e importar como un archivo, de modo que un distribuidor puede crear una configuración de informe y replicarla exactamente en todos los clientes finales que gestiona, o un cliente final puede aplicar el mismo informe a todas las ubicaciones de un grupo de clientes, sin tener que volver a crearlo cada vez.

API de integración de datos

API de integración de datos

Para aquellos clientes o distribuidores que deseen conectar WebSync directamente a sus propios sistemas, más allá de los archivos de informes programados, SupplyPoint ofrece API RESTful en formato JSON para la gestión de datos, así como documentación sobre la especificación OpenAPI que te permitirá poner en marcha la integración rápidamente.

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